ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ ПОДАЮТСЯ ПРИ ПРИЁМЕ НА РАБОТУ
При заключении трудового договора будущий работник обязан подать следующие документы:
1. Паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность
Необходимо напомнить о том, что граждане Украины по достижении 25 и 45 лет обязаны вклеивать новые фотографии в паспорт в соответствии с возрастом. При несоблюдении данного правила, паспорт считается недействительным (Положение о паспорте гражданина Украины в редакции постановления ВРУ от 02.09.1993 № 3423-XII).
При утере паспорта выдаётся временное удостоверение в соответствии с порядком, утверждённым Приказом Министерства внутренних дел Украины от 08.09.2005 № 758 «Об утверждении Порядка оформления и выдачи временного удостоверения, подтверждающего личность гражданина Украины» принятие на работу лиц без паспортов либо владельцев недействительных паспортов влечёт административную ответственность должностных лиц работодателя (ст.200 КоАП).
Иностранные граждане и лица без гражданства, постоянно проживающие натерритории Украины, предъявляют паспортный документ, выданный уполномоченным органом страны гражданства либо организацией ООН и признанный Украиной (п. 3 Постановления КМУ № 1074).
Иностранцы и лица без гражданства, намеревающиеся заниматься трудовой деятельностью в Украине, принимаются на работу только после получения разрешения на трудоустройство в Украине, если иное не предусмотрено международными договорами Украины. Порядок получения разрешения на трудоустройство в Украине установлен Порядком выдачи, продолжения срока действия и аннулирования разрешений на использование труда иностранцев и лиц без гражданства, утверждённым Постановлением КМУ №322.
Иными документами, удостоверяющими личность, являются:
— свидетельство о рождении (для несовершеннолетних до 16 лет). При этом согласно ст. 188 КЗоТа для приема на работу необходимо согласие одного из родителей либо лица, их заменяющего;
— свидетельство беженца – документ, удостоверяющий личность и подтверждающий факт предоставления лицу в Украине статуса беженца и действительное для реализации прав, предусмотренных законом Украины «О беженцах» от 21.06.2001 г. N 2557-III (п. 1 Положения о свидетельстве беженца, утверждённого постановлением КМУ от 11.10.2002 г. № 1527);
— справка об освобождении из мест лишения свободы – временный (до получения паспорта) документ, удостоверяющий личность лица, освобождённого из мест лишения свободы после отбытия уголовного наказания (п. 1.4 Приказа Минтруда № 58).
2. трудовую книжку
При трудоустройстве лицо обязано предъявить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Порядок выдачи и ведения трудовых книжек в Украине регулируется Приказом Минтруда № 58.
3. документ об образовании (в случаях, предусмотренных законодательством)
В частности, предоставление документов об образовании предусмотрено законами для следующих категорий работников:
— работников, занимающихся медицинской и фармацевтической деятельностью (ст. 74 ЗУ «Основы законодательства Украины об охране здоровья» от 19.11.1992 г. № 2801-XII);
— работников, ведущих учебно-тренировочную и оздоровительную работу в сфере физической культуры и спорта (ст. 30 ЗУ «О физической культуре и спорте» от 24.12.1993 г. № 3808-XII);
— работников, занимающихся педагогической деятельностью (ст. 54 ЗУ «Об образовании» от 23.05.1991 г. № 1060-XII);
— работников учреждений связи (ст. 16 ЗУ «О связи» от 16.05.1995 г. № 160/95-ВР);
— государственных служащих (ст. 4 ЗУ «О государственной службе» от 16.12.1993 г. № 3723-XII);
— государственных исполнителей (ст. 8 ЗУ «О государственной исполнительной службе» от 24.03.1998 г. № 202/98-ВР);
— судей (ст. 7 ЗУ «О статусе судьей» от 15.12.1992 г. № 2862-XII);
— прокуроров и следователей (ст. 46 ЗУ «О прокуратуре» от 05.11.1991 г. № 1789-XII);
— адвокатов (ст. 2 ЗУ «Об адвокатуре» от 19.12.1992 г. № 2887-XII);
— нотариусов (ст. 3 ЗУ «О нотариате» от 02.09.1993 г. № 3425-XII);
— работников органов регистрации актов гражданского состояния (ст. 10 ЗУ «Об органах регистрации актов гражданского состояния» от 24.12.1993 г. № 3807-XII.
4. документ о состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством)
Обязательные предварительные (при принятии на работу) и периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры проводятся для работников, занятых на тяжёлых работах, работах с вредными или опасными условиями труда и ежегодно для лиц младше 21 года.
5. документ военного учёта
Учитывая то, что на работодателей возлагается обязанность вести персональный учёт работников - военнообязанных и призывников, а также то, что руководители несут ответственность за состояние такого учёта, военнослужащие, уволенные из Вооружённых Сил Украины и иных военных формирований, созданных в соответствии с законодательством Украины, предъявляют военный билет, а призывники – приписное свидетельство (Ст. 211-3 КоАП, ч. 4 ст. 34 ЗУ «Об общей военной обязанности и военной службе» от 25.03.1992 г. № 2232-ХІІ).
Для организации налогообложения заработной платы работника работодателю, согласно ст. 7 ЗУ «О государственном реестре физических лиц – плательщиков налогов и других обязательных платежей» от 22.12.14г. № 320/94-ВР подаётся копия справки о присвоении индивидуального налогового номера.
В случае трудоустройства лиц, освобождённых из мест отбытия уголовного наказания, требуется подача справки об освобождении. Работники, имеющие право на льготы и гарантии, связанные с наличием у них детей, подают работодателю копии свидетельств о рождении детей.
Страховое свидетельство подаётся согласно п.17 Порядка выдачи свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании, утверждённого постановлением КМУ от 22.08.2000 г. № 1306.
Согласно ст. 25 КЗоТ запрещено требовать от работника документы, предоставление которых не предусмотрено законодательством, а также сведения об их партийной или национальной принадлежности, регистрации места проживания или пребывания и т.п.
Потенциальные работники могут подавать также другие документы, в частности заявление о принятии на работу, автобиографию, ведомости о месте проживания, ведомости о специальном трудовом стаже.
Необходимо отметить, что законодательство не устанавливает обязательной подачи заявления о приёме на работу, однако подача заявления является типичной практикой, кроме того, подача заявления позволяет предусмотреть в нём особые условия трудоустройства (срок трудового договора, испытательный срок, работа на условиях неполного рабочего времени и т.д.).
Во время конкурсного отбора на замещение вакантных должностей государственных служащих 3-7 категории лица, желающие принимать участие в конкурсе, согласно п. 5 Положения о порядке проведения конкурса на замещение вакантных должностей государственных служащих, утверждённого постановлением КМУ от 04.10.1995 г. № 782, подают также декларацию о доходах, обязательства финансового характера, в том числе за границей, относительно себя и членов своей семьи. Отказ в принятии на работу по причине непредоставления лицом документов, не предусмотренных законодательством, рассматривается как необоснованное, что запрещено ч.1 ст. 22 КЗоТ.
В случае заключения трудового договора между работником и работодателем – физическим лицом, такой работодатель обязан в течение недели с момента фактического допущения работника к работе зарегистрировать заключённый в письменной форме трудовой договор в государственной службе занятости по месту проживания в порядке, определённом Минтруда приказом от 08.06.2001 р. № 260 «Об утверждении Формы трудового договора между работником и физическим лицом и Порядка регистрации трудового договора между работником и физическим лицом».
ПРИКАЗ О ПРИЁМЕ НА РАБОТУ
После согласования условий работы с потенциальным работником, подачи им заявления о приёме на работу, а в случаях, предусмотренных законодательством, заключения письменного трудового договора либо контракта, оформляется приказ о приёме на работу.
Форма приказа о приёме на работу (форма № П-1) утверждена приказом Минстата от 09.10.95 г. № 253, однако на практике в основном используют упрощённую форму приказа.
В приказе о приёме на работу указывают фамилию, имя, отчество работника, должность, на которую его принимают, режим работы, размер заработной платы (обычно приказ ссылается на штатное расписание предприятия). В приказе также отображаются особые условия труда работника (работа по совместительству, испытательный срок, работа на условиях неполного рабочего времени, упоминание об установленном сроке трудового договора).
Приказ о приёме на работу подписывается руководителем либо иным уполномоченным лицом, работник ознакамливается с приказом под роспись. На основании приказа делается запись в трудовой книжке.
Трудовой договор считается заключённым и в том случае, если приказ не был издан, но работник был фактически допущен к работе. Кроме того, при отсутствии приказа о приёме на работу, факт пребывания работника в трудовых отношениях с работодателем может быть установлен судом, при этом для подтверждения факта выполнения трудовых обязательств с ведома работодателя могут быть использованы показания свидетелей, а также любые документы, включая те, ведение которых не предусмотрено законодательством.
Необходимо также помнить о том, что подача работником заявления и выдача работодателем приказа о приёме такого работника на работу не означает, что трудовой договор заключён в письменной форме.
ДЕЙСТВИЯ РАБОТОДАТЕЛЯ ДО ДОПУСКА РАБОТНИКА К РАБОТЕ
В соответствии со ст. 29 КЗоТа до начала работы согласно трудовому договору собственник (уполномоченный им орган):
— разъясняет работнику его права и обязанности и информирует об условиях труда, наличия на рабочем месте опасных и вредных производственных факторов и возможных последствиях их воздействия на здоровье, его права на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с законодательством и коллективным договором;
— ознакамливает работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором;
— определяет рабочее место работнику, обеспечивает его необходимыми для работы средствами;
— инструктирует работника по вопросам техники безопасности, противопожарной безопасности.
ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКОВ
Порядок ведения трудовых книжек работников установлен Постановлением КМУ №301, Приказом Минтруда №58. Трудовые книжки заводятся на всех работников, которые работают более пяти дней. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся по основному месту работы.
Заполнение трудовой книжки впервые проводится не позднее недельного срока со дня принятия на работу.
В трудовую книжку вносятся:
— сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения;
— сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, увольнениях, сведения о работе по совместительству;
— сведения о награждениях и поощрениях: о награждениях государственными наградами и отличиями Украины, поощрениях за успехи в работе и другие поощрения согласно законодательству Украины;
— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, про использованные открытия и рационализаторские предложения и о выплаченных в связи с этим награждениях. Взыскания в трудовую книжку не заносятся.
Павел Ходаковский, Алеся Павлинская, Евгения Новичкова, Инна Распутняя, Ольга Кучерук, юридическая фирма Arzinger.
